kakitome 個人情報の取扱い
公開前に専門家の確認を受けます（手配済み）。確認の結果で文言が変わることがあります。
本サービスでは、契約者（工務店・リフォーム会社・建設会社）の業務の記録を扱うため、施主・協力会社・仕入先・従業員の個人情報が含まれます。立場の整理: 契約者が個人情報の取扱事業者として利用目的を定め、ALT（以下「当社」）は契約者から取扱いの委託を受ける立場です。Web サイトのお問い合わせだけは、当社が自らの責任で扱います（8.）。
1. 扱う情報
| 情報 | 内容 |
|---|
| 録音データ | 通話の音声、対面の打合せの録音 |
| 文字起こし | 音声を文字にしたもの、話者の区別 |
| 通話の情報 | 自社の社用携帯番号、相手の電話番号、発着信の別、日時、通話時間 |
| 連絡先 | 施主・協力会社・仕入先の氏名、会社名、職種、電話番号、メールアドレス、住所 |
| 工事の記録 | 打合せ記録、日報・出面、工程、写真（撮影日時・位置情報）、図面、指摘、検査、チャット、見積・契約・注文書・請求 |
| 作業員の情報 | 協力会社が提出する作業員名簿（氏名・生年月日・資格・健康診断・保険・建設キャリアアップシステムの技能者 ID 等）。暗号化して保存 |
| 従業員の情報 | 利用者の氏名・メールアドレス、勤怠（打刻の日時、任意で位置）、社用車の酒気帯び確認の記録 |
| 施主の操作の記録 | 確認書・契約・引渡書等で入力した氏名、同意・受領の日時、IP アドレス、ブラウザの情報、アフター依頼の写真 |
| 営業の情報 | 反響・見学会の予約・追客の記録、配信停止の記録 |
| 操作の記録 | 利用者の操作（承認、再生、送付、書き出しなど）の日時と内容 |
| 端末の情報 | スマートフォンのアプリの端末名・通知用の識別子 |
2. 利用目的（契約者が相手方に告知する内容の例）
- 工事の打ち合わせ内容（追加・変更工事、工程、発注、立会い等）を正確に記録し、確認するため
- 追加・変更工事、見積、契約、引渡し等について、相手方の確認と同意を記録するため
- 工程・手配・日報・写真・検査・安全の記録を作成し、関係者と共有するため
- 見積・発注・請求・支払・帳簿の作成と、法令に基づく書類・帳簿の作成と保存のため
- 安全書類・労務の管理、法令に基づく届出・報告の準備のため
- 引渡し後の点検・アフターサービス・ご案内のため
- 言い違い・聞き違いによるトラブルを防ぎ、発生したときに事実を確認するため
3. 保存期間
| 情報 | 保存期間 |
|---|
| 録音データ | 受信から180日（初期設定）。契約者が30日〜1,095日の範囲で変更できる。法令で保存が必要な記録に当たると契約者が設定したものは、その期間を過ぎるまで削除しない |
| 文字起こし・工事の記録・書類 | 契約期間中 |
| 法令で保存が必要な記録（建設業法の帳簿・営業に関する図書、電子取引データ、マニフェスト、酒気帯び確認の記録など） | 契約期間中、法令の保存期間を過ぎるまで削除できない |
| 作業員の情報 | 契約期間中。協力会社が取り下げたときは、契約者が削除できる |
| 営業の情報 | 契約期間中。本人からの求めがあれば、集計に使う数字だけを残して削除 |
| 操作の記録 | 契約期間中 |
| 契約の終了後 | 30日間は契約者が書き出せる。その後30日以内に、バックアップを含めて完全に削除（終了から最長60日）。法令の保存は、書き出したデータで契約者が行う |
4. 第三者への提供と委託
- 当社は、法令に基づく場合を除き、契約者の同意なく個人情報を第三者に提供しません。
- 本サービスの提供のため、次の処理を外部の事業者に委託します。
| 処理 | 委託先 | 所在国・地域 |
|---|
| 音声の文字化（音声認識） | OpenAI | 米国 |
| 打合せ記録の抽出・要約、AI による提案・警告・分類 | Anthropic | 米国 |
| サーバー・データの保管、メールの送信 | Amazon Web Services | 日本（東京リージョン） |
| スマートフォンへのプッシュ通知の配信 | Expo | 米国 |
- 米国の事業者への委託では、当社は委託先との契約により、個人情報保護法の定める措置に相当する措置を継続的に講じさせます。本人から求めがあれば、その措置の内容を契約者を通じてお知らせします。
- 音声の文字化と AI の委託先は、API による利用で、お客様のデータをモデルの学習に使わせない条件で利用しています。これらへの送信は、契約者の管理者が設定画面で同意したあとに限ります。
- プッシュ通知には、通知の題名と短い本文だけを送ります。
- 契約者が設定した外部連携（Slack・Teams・LINE WORKS・LINE への通知、Webhook、会計ソフト、公開 API）への送信は、契約者の指示による送信です。
5. 安全管理
- 通信と保存の暗号化。作業員の個人情報は項目ごとに暗号化
- 2要素認証、シングルサインオン、IP アドレスによる制限、端末ごとのログイン管理
- 録音・書類は権限のある利用者だけが開け、再生・書き出しは記録に残る
- 操作の記録は改ざんを検知できる形で保存
- 施主向けの公開 URL は推測できない文字列で、期限と取り下げがある
- 取込トークン・API キーは平文で保存しない
6. 私用の通話の扱い
- 連絡先に登録していない番号との通話を文字にしない設定ができます
- 社用携帯ごとに録音を止められます
- 業務の通話の範囲は、契約者が社内ルールとして定め、従業員に説明します
7. 開示・訂正・削除の求め
施主・協力会社・作業員などご本人から、開示・訂正・利用停止・削除の求めがあった場合は、契約者が窓口となって対応し、当社は必要な操作に協力します。法令で保存が必要な記録は、保存期間を過ぎるまで削除できない場合があります。
8. Web サイトのお問い合わせフォームで受け取る情報
| 項目 | 内容 |
|---|
| 受け取る情報 | 会社名、お名前、メールアドレス、電話番号（任意）、現場監督の人数、携帯の契約、ご相談内容、送信日時、IP アドレス、ブラウザの情報 |
| 利用目的 | お問い合わせへの回答、無料のお試し・導入のご案内、迷惑な送信の防止 |
| 保存期間 | 最後のやりとりから2年。削除のご依頼があれば、その時点で削除します |
| 第三者への提供 | しません（法令に基づく場合を除く） |
9. 問い合わせ窓口
- 施主・協力会社・作業員の方からのお問い合わせ：各契約者の窓口
- 本サービスについてのお問い合わせ：ALT（本サービスの Web サイトのお問い合わせフォーム）